Wenn du dir jemals einen anderen Unternehmer angeschaut und dich gefragt hast, wie er es schafft, alles zu erledigen, könnte dich die Antwort überraschen.
Sie oder er hat ein gutes System.
Das ist wahr. Die produktivsten Menschen haben alle eines gemeinsam: Sie erfinden das Rad nicht jeden Tag neu. Stattdessen haben sie herausgefunden, wie sie jede Aufgabe am besten und effizientesten erledigen können, und sie haben ein System entwickelt, um genau das zu tun.
Egal, in welcher Branche du tätig bist und welche Projekte du in Angriff nimmst, eine systematisierte Herangehensweise wird dir helfen:
– Schneller zu arbeiten und mehr zu produzieren
– qualitativ hochwertigere Ergebnisse mit weniger Fehlern zu erzielen
– die Aufgaben, die du nicht gerne machst, einfach auszulagern
Die Magie der Vorlagen
Wie oft beantwortest du E-Mails von potenziellen Kunden? Was ist mit der Beantwortung von Kundenbeschwerden? Oder schreibst du deinen Coop-Partnern Mails über eine bevorstehende Markteinführung?
All diese Aufgaben und noch mehr werden mühelos, wenn du Vorlagen erstellst, die du für bestimmte Fälle oder Personen wiederverwenden kannst. Vorlagen können so einfach sein wie eine „vorgefertigte Antwort“ in deinem E-Mail-Programm oder Helpdesk, oder du kannst Software wie Rocket Typist (für Mac – ich nutze das App Bundle Setapp) oder Phrase Express (für Windows) verwenden. Du könntest sogar ein Vorlagendokument in Dropbox oder Google Drive erstellen, um alle deine Vorlagen zu speichern und leichter darauf zugreifen zu können.
Mit Vorlagen sparst du zweifellos Zeit, aber das wirklich Schöne daran ist, dass du nach der Erstellung der Vorlagen Dinge wie E-Mails und sogar den Verkauf einfach auslagern kannst. Weise deine Assistentin oder deine Assistenten einfach in die korrekte Verwendung der Vorlagen ein, und du kannst sich anderen, wichtigeren Dingen widmen.
Checklisten beugen Fehler vor
Es mag kontraintuitiv erscheinen, aber wenn du die gleichen Aufgaben immer wieder ausführst, kann es leicht passieren, dass du einen wichtigen Schritt übersiehst. Du denkst vielleicht, dass du diesen Monat deine Coop-Partner informiert hast – gegebenenfalls erinnerst du dich sogar daran – nur um dann im Nachhinein festzustellen, dass du es nie getan hast.
Aber wenn du Checklisten einführst, ist es plötzlich viel schwieriger, eine wichtige Aufgabe zu übersehen.
Du kannst ganz einfach Checklisten für alle gängigen Aufgaben und Projekte erstellen, indem du nur ein Textdokument verwendest. Wenn du ein Team leitest, kannst du mit Checklisten in deinem Projektmanagementsystem genau sehen, welche Aufgaben erledigt sind und welche noch ausstehen.
Vorlagen und Checklisten machen aus cleveren Unternehmern und Unternehmerinnen Produktivitäts-Superstars, und es ist ganz einfach, damit anzufangen. Wenn du das nächste Mal eine E-Mail beantwortest, die du schon einmal beantwortet hast, speichere deine Antwort. Wenn du das nächste Mal ein neues Produkt in deinen Warenkorb legst oder eine neue Opt-in-Seite erstellst, nimm dir die Zeit, die Schritte zu notieren. Mit diesen Dokumenten lassen sich künftige Projekte einfacher und schneller erledigen, und das Beste ist, dass du sie stattdessen an deinen Assistenten weitergeben kannst.